本规章所指重大活动、重要会议档案是指由本校及各部门主办、承办或参与的重大活动和重要会议所形成的具有保存价值的文字、图表、声像、电子文件、实物等不同载体形式的历史记录及其它具有参考价值的文件材料。
第一条 重大活动、重要会议主要包括：
（一）教育部主要负责人、安徽省和蚌埠市政府等重要领导在学校视察、调研、指导工作等。
（二）外籍政要、外国著名大学学者、社会知名人士来校参观、访问、演讲、讲学等。
（三）校领导出席的各类重要公务活动。
（四）学校主办、承办的国际学术交流会议或全国学术研讨会。
（五）学校举办的重大庆典和重要纪念活动。
（六）本校师生参加并获奖的国内外具有重大影响力的比赛活动。
（七）学校参与的有重要影响力的活动与会议。
（八）对学校具有重大影响的各类突发性事件。
第二条 全校重大活动与重要会议档案属学校所有，任何部门和个人不得拒交、擅自销毁或据为已有。重大活动与重要会议档案的归档范围包括：
（一）重大活动、重要会议的请示、批复、活动方案、会议议程、工作报告、领导人讲话、会议成果、会议记录、宣传报道、题词等重要文字材料。
（二）记录重大活动、重要会议现场内容的照片、光盘、录音、录像带等音像材料及其文字说明。
（三）在外出公务活动中或重大庆典上所获赠的重要礼品、贺书等实物档案。
（四）在重要比赛中获得的证书、奖状、奖杯、奖牌。
（五）其它具有历史参考价值的材料。
第三条 综合档案室是学校档案工作的职能部门，负责督促、指导、检查重大活动、重要会议文件材料的积累、和整理归档工作，并应及时编制检索工具，开展重大活动、重要会议档案的利用工作。
第四条 重大活动、重要会议的主办或承办单位是档案的责任者，负责重大活动、重要会议档案的收集、立卷、归档工作。两个以上单位联合承办的重大活动、重要会议，归档工作由主办单位负责。
第五条 在重要活动与重要会议的筹备阶段，主办或承办部门应会同档案室协商重大活动、重要会议档案的收集范围与预立卷方案，明确文件材料管理的负责人。档案室应与重要活动、重要会议的主办部门或承办部门保持密切联系，及时掌握与跟踪重大活动与重要会议的最近进展，并及时向主办或承办部门提供档案归档的业务指导。
第六条 主办或承办部门应在重大活动与重要会议结束30天内，对文件材料进行归档。因特殊原因需延期移交档案的，须经档案室同意。对因保管条件恶劣或其它原因可能导致档案严重损毁和不安全的，档案室有权提前接收。
第七条 本校人员参与的社会重大活动和重大会议材料，如果属于学校所有的，参与部门和参与者在活动和会议结束后，应及时将各种载体档案材料整理归档。如果属于私人所有的，鼓励或说服参与者捐赠档案。
第八条 所归档的文件材料必须严格按照立卷要求，遵循文件材料的形成特点和规律，确保重大活动、重要会议档案资料收集齐全、完整、准确、系统，整理符合标准规范。照片、录音、录像和电子文件必须图像清晰，声音清楚，并必须附有重要活动与重要会议的时间、地点、人物、事由等相关文字说明。
第九条 档案室应对归档的文件材料进行检查验收，确认符合要求后，填写移交清单一式两份。交接双方签字盖章，各持一份，以示负责。
第十条 本办法自通过之日起生效。
